Registrazione

Per utilizzare è necessario registrarsi, se l'amministratore ha abilitato questa possibilità. Una volta registrato il vostro account sarete in grado di entrare e prenotare le risorse per le quali avete i permessi.

Prenotazione

Sotto la voce di menu "Schedulazioni" si trova la voce "Booking". Questo mostrerà gli slot disponibili, riservati e bloccati e permetterà di prenotare le risorse per le quali si hanno i permessi.

Express

Nella pagina prenotazioni, si trovano la risorsa, la data e gli orari per prenotare. Cliccando sul time-slot si potranno modificare i dettagli della prenotazione. Facendo clic sul pulsante "Crea", si potrà verificare la disponibilità, fare laprenotazione e inviare email di notifica. Verrà fornito un Numero di riferimento da utilizzare per seguire la prenotazione.

Qualsiasi modifica effettuata non avrà effetto fino al salvataggio della prenotazione.

Solo gli Amministratori possono creare prenotazioni nel passato.

Risorse Multiple

Puoi prenotare tutte le risorse per le quali hai i permessi come parte di una singola prenotazione. Per aggiungere altre risorse alla prenotazione, clicca sul link "Altre Risorse", visualizzato di fianco al nome della risorsa primaria che stai prenotando. Avrai la possibilità di aggiungere ulteriori risorse selezionandole e cliccando sul pulsante "Fatto".

Per rimuovere risorse addizionali dalla tua prenotazione, clicca il link "Altre risorse", deseleziona le risorse che vuoirimuovere e clicca il pulsante "Fatto".

Le risorse aggiuntive saranno soggette alle stesse regole della risorsa principale. Per esempio, se tenti di creare una prenotazione di 2 ore con la Risorsa 1, che ha un tempo massimo di prenotazione di 3 ore e con la Risorsa 2, che ha un tempo massimo di prenotazione di 1 ora, la prenotazione verrà rifiutata.

Puoi vedere i dettagli di configurazione di na risorsa, spostando il puntatore del mouse sul nome della risorsa.

Date ricorrenti

Una prenotazione può essere configurata come ricorrente, in diversi modi. Per tutte le optioni di ricorrenza, la data "Fino a" è compresa.

Le opzioni di ricorrenza sono molto flessibili. Per esempio: Ripeti Giornalmente ogni 2 giorni creerà una prenotazione ogni 2 giorni, all'orario specificato. Ripeti settimanalmente, ogni 1 settimana di Lunedì, Mercoledì, Venerdì, creerà una prenotazione in ciascuno di questi giorni ogni settimana, all'orario specificato. Se stai creando una prenotazione il 15/01/2011, con ripetitività Mensile ogni 3 mesi, verrà creata una prenotazione il giorno 15 del mese, ogni 3 mesi. Se il 15/01/2011 è il terzo sabato di Gennaio, lo stesso esempio precedente verrà eseguito ogni terzo mese sul terzo sabato di quel mese.

Parteciupanti aggiuntivi

Puoi Aggiungere Partecipanti o Invitare Altri quando imposti una prenotazione. Aggiungendo qualcuno, lo includerai nella prenotazione e non gli manderai un invito. L'utente invitato riceverà un'email. Invitando un utente, invece, gli manderai una email di invito e darai all'utente stesso la possibilità di accettare o rifiutare l'invito. L'accettazione di un invito aggiunge l'utente alla lista partecipanti. Il rifiuto di un invito rimuove l'utente dalla lista degli invitati.

Il numero totale dei partecipanti è limitato dalla capienza impostata per la risorsa.

Accessori

Gli Accessori vann ointesi come oggetti utilizzati durante una prenotazione, come un proiettore o delle sedie. per aggiungere accessori alla tua prenotazione, clicca il link "Aggiungi" alla destra del titolo Accessori. Da li potrai selezionare la quantità di accessori disponibili da aggiungere. La quantità disponibile durante la tua prenotazione dipenderà da quanti accessori sono stati prenotati.

Prenotazione a nome di altri

Gli amministratori dell'applicazione o dei gruppi possono prenotare in nome di altri utenti cliccando il link Cambia alla destra del nome utente.

Gli amministratori dell'applicazione o dei gruppi possono anche modificare e cancellare prenotazioni di altri utenti.

Aggiornamento di una prenotazione

L'utente può aggiornare una prenotazione che ha creato o che è stata creata a suo nome.

Aggiornamento di una specifica istanza di una serie

Se una prenotazione è impostata come ricorrente, allora viene creata una serie di istanze. Dopo aver modificato e aggiornato la prenotazione verrà chiesto se le modifiche andranno applicate solo all'istanza corrente o a tutta la serie. Selezionando "Solo questa istanza", le altre istanze della serie non verranno modificate. Si potranno invece aggiornare tutte le istanze della serie ancora selezionando "Tutte le Istanze", o solo le istanze future (compresa quella selezionata) scegliendo "Istanze Future".

Solo gli Amministratori dell'applicazione poessono aggiornare prenotazioni nel passato.

Cancellare una prenotazione

Cancellando una prenotazione la si rimuove definitivamente dalla schedulazione. No sarà più visibile in phpScheduleIt

Cancellare una specifica istanza di una serie

Come per l'aggiornamento di una prenotazione, durante la cancellazione, si può selezionare quale istanza eliminare.

Solo gli Amministratori dell'applicazione poessono cancellare prenotazioni nel passato.

Aggiungere una prenotazione ad Outlook ®

Quando si visualizza o aggiorna una prenotazione, si troveà un pulsante "Aggiungi ad Outlook". Se Outlook è installatio sul tuo computer, ti verrà chiesto di aggiungere una riunione. Se non è installato, invece, il browser ti chiederà di scaricare il file .ics Questo file è in un formato standard per i calendari. Puoi usare questo file per aggiungere l'appuntamento in qualsiasi applicazione che supporta il formato standard iCalendar.

Quote

Gli amministratori possono configurare le regole di quota, basandosi su diversi criteri. Se la tua prenotazione vìola una quota, verrai avvisato e la prenotazione verrà rifiutata.

Amministrazione

Se hai il ruolo di Ammionistratore dell'applciazione vedrai il menu Gestione Applicazione. Tutte le attività di amministrazione si troveranno sotto quel menu.

Impostazione delle Schedulazioni

All'installazione di phpScheduleIt, una schedulazione di default viene creata con settaggi base. Dal menu Schedulazioni si vedono e si possono modificare gli attributi della Schedulazione corrente.

Ogni schedulazione deve avere un layout definito. Questo controlla la disponibilita delle risorse di quella schedulazione Cliccando il link "Cambia Layout" verrà mostrato l'editor di layout. Qui si possono creare e cambiare i time slot disponibili e quelli bloccati per le prenotazioni. Non ci sono limitazioni nei time slots, ma occorre fornire valori di slot per tutte le 24 ore del giorno, uno per riga, nel formato "24 ore". Si può definire anche un'etichetta per ogni slot, se lo si desidera.

Uno slot senza etichetta verrà formattato come in questo esempio: 10:25 - 16:50

Uno slot con etichetta verrà formattato come in questo esempio: 10:25 - 16:50 Periodo 4

Sotto la finestra di configurazione degli slot c'è un wizard per la creazione. Questo configurerà gli slot disponibili nell'intervallo di tempo tra Inizio e Fine

Impostazione di una risorsa

Puoi vedere e gestire le risorse dall'opzione di menu "Risorse". Qui puoi cambiare gli attributi e la configurazione di utilizzo di una risorsa.

Una risorsa di phpScheduleIt può essere qualsiasi cosa tu pensi si possa prenotare, come Stanze o Equipaggiamenti. Ogni risorsa deve essere assegnata ad una Schedulazione per essere prenotabile. La risorsa assumerà il layout di prenotazione della schedulazione di cui fa parte.

L'impostazione di un periodo minimo di prenotazione eviterà prenotazioni più brevi del minimo impostato. Il parametro di default è "nessun minimo".

L'impostazione di un periodo massimo di prenotazione eviterà prenotazioni più lunghe del massimo impostato. Il parametro di default è "nessun massimo".

L'impostazione di "Necessaria Approvazione" per una risorsa, metterà le prenotazioni in uno stato di attesa finchè non verranno approvate. L'impostazione di default è "Nessuna Approvazione Necessaria"

L'impostazione di "Concessione automatica permessi" garantirà a tutti i nuovi utenti i permessi di accesso alla risorsa già al momento della registrazione. L'impostazione di default è "Concessione automatica permessi".

E' possibile impostare un tempo di notifica in modo che una risorsa debba essere prenotata con un certo numero di giorni / ore / minuti di anticipo. Per esempio, se si desidera prenotare alle 10.30 di Lunedi e la risorsa richiede la notifica 1 giorno, non la si potrà prenotare dopo le ore 10.30 di Domenica. L'impostazione predefinita è che le prenotazioni possono essere effettuate fino fino al momento attuale.

E' possibile impedire che le risorse vengano prenotato troppo lontano nel futuro impostando un tempo massimo di giorni / ore / minuti. Per esempio, se sono le 10.30 di Lunedi e il tempo imostato come limite massimo di termine prenotazione é di 1 giorno, la risorsa non potrà essere prenotata fino ad oltre le 10.30 di Martedì. L'impostazione predefinita è nessun limite.

E' possibile impostare una capacità di persone per una risorsa. Ad esempio, in una sala per conferenze si può impostare il massimo numero di persone che può contenere. L'impostazione della capacità di una risorsa limiterà il numeri di partecipanti invitabili contemporaneament, escludendo l'organizzatore. L'impostazione predefinita è che le risorse hanno capacità illimitata.

Gli amministratori dell' applicazione sono esenti da vincoli di utilizzo.

Immagine Risorsa

Puoi impostare un'immagine che verrà visualizzata nei dettagli della pagina di prenotazione. Occorre che php_gd2 sia installato e abilitato nel file php.ini . Maggiori Informazion

Impostazione Accessori

Gli Accessori possono essere vistic ome oggetti usati durante una prenotazione. Ad esempio un proiettore o delle sedie in una sala riunioni.

Gli Accessori possono essere visualizzati e gestiti dalla voce "Accessori", nel menu "Risorse".

Impostazioni Quote

Le quote permettono di impostare limiti di utilizzo delle risorse. La gestione delle quote in phpScheduleIt è molto flessibile, permette di impostare limiti basati sulla lunghezza della prenotazione e sul numero di prenotazioni. Inoltre, i limiti si possono combinare. Ad esempio, se per una risorsa esiste una quota limite di 5 ore al giorno e un altro limite di 4 prenotazioni al giorno, un utente potrebbe fare una prenotazione lunga 4 ore, ma non potrebbe fare 3 prenotazioni di due ore ciascuna.

Gli Amministratori dell'applicazione sono esenti dai limiti di Quota.

Impostazione annunci

Gli annunci sono un modo molto semplice per informare gli utenti di phpScheduleIt. Dalla voce di menu Annunci è possibile visualizzare e gestire gli annunci da mostrare sul cruscotto utenti. Un annuncio può essere configurato con una data di inizio e di fine opzionale. E' disponibile anche un livello di priorità, anch'esso opzionale, per ordinare gli annunci da 1 a 10.

Nel testo dell'annuncio si può utilizzare codifica HTML. Questo permette di inserire link o immagini.

Impostazione Gruppi

I Gruppi, in phpScheduleIt permettono di organizzare gli utenti, gestire i permessi di accesso alle risorse e definire ruoli all'interno dell'applicazione.

Ruoli

Il Ruolo da ad un gruppo di utenti l'autorizzazione ad eseguire certe azioni.

Gli utenti che appartengono ad un gruppo al quale é stato dato il ruolo di Amministratori di Applicazione sono abilitati a tutti i privilegi amministrativi. Questo ruolo ha praticamente zero restrizioni nelle prenotazioni delle risorse. Essi possono gestire tutti gli aspetto della applicazione

Gli utenti che appartengono ad un gruppo al quale è stato dato il ruolo di Amministratore di Gruppo sono in grado di fare prenotazioni per altri e gestire gli utenti di quel gruppo.

Visualizzare e gestire le prenotazioni

E' possibile visualizzare e gestire le prenotazioni dalla voce di menu prenotazioni. Per impostazione predefinita si vedranno gli ultimi 7 giorni e i prossimi 7 giorni di prenotazioni. La visualizzazione può essere filtrata in maniera più o meno granulare a seconda di ciò che si stà cercando. E' inoltre possibile esportare l'elenco delle prenotazioni filtrate in formato CSV per eventuali successivi report.

Approvazione prenotazioni

Dagli strumenti di amministrazione prenotazioni, si potranno visualizzare e approvare le prenotazioni in corso. Verranno evidenziate chiaramente le sospeso evidenziato.

Visualizzaizone e Gestione Utenti

E' possibile aggiungere, visualizzare e gestire tutti gli Utenti Registrati dalla voce di menu Utenti. Questo strumento consente di modificare i permessi di accesso alle risorse per il singolo Utente, disattivare o cancellare accounts, resettare password, e modificare i dettagli degli utenti. E' possibile anche aggiungere nuovi utenti a phpScheduleIt, prestazione particolarmente utile se l'autoregistrazione é impostata a NO.

Configurazione

Alcune funzionalità di phpScheduleIt possono essere controllate editando il file config.

server.timezoneIndica il fuso orario del server sul quale é ospitato il phpScheduleIt. Si può visualizzare il fuso orario corrente dalla voce di menu Impostazioni Server. I possibili valori si possono trovare qui: http://php.net/manual/en/timezones.php

allow.self.registrationSe gli utenti hanno il permesso di registrarsi.

admin.emailIndirizzo email dell'amministratore principale dell'applicazione.

default.page.sizeIl numero di righe per ogni pagina che visualizza una lista di data

enable.emailSe possono essere inviate email al di fuori di phpScheduleIt

default.languageLingua impostata per Default per tutti gli utenti. Si può impostare qualsiasi lingua contenuta nella cartella 'lang' di phpScheduleIt

script.urlL'indirizzo URL pubblico completo della cartella root dell'istanza di phpScheduleIt. Questo dovrebbe essere la directory Web che contiene i file come bookings.php e calendar.php

password.patternUna espressione regolare per far rispettare la complessità della password dell'account utente durante la registrazione

show.inaccessible.resourcesSe le risorse non accessibili all'utente che si collega devono comunque essere visualizzate

notify.createdSe gli amministratori devono ricevere una email quando viene fatta una nuova prenotazione

image.upload.directoryLa cartella fisica relativa, rispetto alla cartella di phpScheduleIt, dove memorizzare le immagini. Questa cartella deve essere avere i permessi di scrittura.

image.upload.urlL'indirizzo URL relativo rispetto al parametro script.url dove le immagini possono essere visualizzate

cache.templatesImpostazione per stabilire se i modelli vengono memorizzati nella cache. Si consiglia di impostare questo valore a vero, purché tpl_c abbia i permessi di scrittura

registration.captcha.enabledSe deve essere abilitata l'immagine di sicurezza captcha durante la registrazioneimage security is enabled durante la registrazione degli account

inactivity.timeoutNumero di minuti prima che l'utenta venga automaticamente disconnesso

['database']['type']Qualsiasi tipo di PEAR::MDB2 supportato

['database']['user']L'utente con abilitazione di accesso al Database configurato

['database']['password']Password per l'utente del database

['database']['hostspec']Named pipe o URL dell'host del Database

['database']['name']Nome del database di phpScheduleIt

['phpmailer']['mailer']Libreria email PHP. Le opzioni possibili sono mail, smtp, sendmail o qmail

Plugins

I seguenti componenti sono inseribili come plugin:

• Authentication - Chi ha il permesso di connettersi
• Authorization - Quello che un utente può fare quando è connesso
• Permission - A quali risorse un utente ha accesso
• Pre Reservation - Cosa succede prima che una prenotazione venga memorizzata
• Post Reservation - Cosa succede dopo che una prenotazione é stata fatta

Per abilitare un plugin, impostare il valore del parametro di configurazione uguale al nome della cartella del plugin. Per esempio, per abilitare l'autenticazione LDAP, impostare $conf['settings']['plugins']['Authentication'] = 'Ldap';

I plugin possono avere il proprio file di configurazione. Per LDAP, rinominare o copiare /plugins/Authentication/Ldap/Ldap.config.dist in /plugins/Authentication/Ldap/Ldap.config e editare tutti i valori che sono applicabili all'ambiente in cui è inserito phpScheduleIt.

Installare i Plugins

Per installare un nuovo plugin, copiare la cartella dentro una delle cartelle Authentication, Authorization e Permission. In seguito modificare $conf['settings']['plugins']['Authentication'], $conf['settings']['plugins']['Authorization'] o $conf['settings']['plugins']['Permission'] nel file config.php inserendo il nome della cartella del plugin.